Nutzung der digitalen Unterschrift in der Region Hannover

Im Rahmen der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und Fachverfahren ist die Nutzung der digitalen Signatur ein wichtiger Schritt, um diese zu beschleunigen und Medienbrüche zu vermeiden. Auch in Verfahren, die Regionsabgeordnete betreffen, wie z.B. beim Unterschreiben und Freigeben von Protokollen oder die Unterschrift unter einem politischen Antrag, würde ein rein digitaler Bearbeitungsprozess für Beschleunigung und Vereinfachung sorgen. So könnte erreicht werden, dass die Protokolle wirklich zum nächsten Fachausschuss zur Genehmigung vorliegen, und Anträge schnell ins Verfahren gegeben werden können, was derzeit oft nicht der Fall ist.

Vor diesem Hintergrund fragen wir die Verwaltung:

1. Wird die Digitale Unterschrift in der Verwaltung der Region Hannover genutzt?
   Wenn ja:
   1. In welchen Fachverfahren und Verwaltungsprozessen wird sie schon heute eingesetzt?
   2. In welchen Verwaltungsprozessen soll die Einführung der digitalen Signatur in den nächsten Jahren eingeführt werden?
   3. Wann werden voraussichtlich alle rein digital abbildbaren Verfahren umgestellt und mit der Möglichkeit der Leistung einer digitalen Unterschrift ausgestattet sein?
2. Ist es vor diesem Hintergrund möglich auch den Vorsitzenden der Fachausschüsse und der Regionsversammlung sowie den Fraktionsvorsitzenden, die Nutzung einer digitalen Signatur zu ermöglichen?
   1. Wenn ja: Wie schnell lässt sich dieses Vorhaben voraussichtlich umsetzen?
   2. Wenn nein: Welche Gründe sprechen aus Sicht der Regionsverwaltung dagegen, z.B. den Ausschussvorsitzenden ein digitales bearbeiten der Protokolle zu ermöglichen oder den Fraktionsvorsitzenden die digitale Unterschrift unter einem Antrag?

Antwort der Verwaltung:

Vorbemerkung

Digitale Unterschrift und elektronische Signatur:

Die Begriffe “Signatur” und “Unterschrift” meinen beide die Bestätigung, Zustimmung bzw. Einverständnis einer Person von bzw. zu etwas (z.B. einem Dokument). Die Bezeichnungen “Signatur” und “Unterschrift” können synonym verwendet werden.

Die digitale und die elektronische Unterschrift werden ebenfalls häufig synonym verwendet. Zwischen beiden Begriffen bestehen jedoch Unterschiede.

Eine elektronische Signatur beweist in erster Linie, dass die unterzeichnende Person ihre Zustimmung zu einem Dokument erteilt hat. Elektronische Signaturen werden europaweit durch die eIDAS-Verordnung^[1] und deutschlandweit durch das Vertrauensdienstegesetz geregelt. Die digitale Signatur wiederum bestätigt die Echtheit, Integrität und Fälschungssicherheit eines Dokuments. Während eine elektronische Signatur von einer Person erstellt wird, handelt es sich bei Erstellung einer digitalen Signatur um einen technischen Prozess.

Zu unterscheiden sind drei Formen der elektronischen Signatur. Die einfache elektronische Signatur (eeS) bspw. am Ende einer E-Mail, die fortgeschrittene elektronische Signatur (feS) mit digitalen Sicherheitsschlüsseln und Sicherheitszertifikaten sowie die qualifizierte elektronische Signatur (qeS). Nur mit der qeS kann ein rechtlich gefordertes Schriftformerfordernis, also das „Unterschreiben von Hand“, erfüllt werden. QeS werden von Vertrauensdiensteanbietern ausgegeben und die Zertifikate auf Signaturkarten gespeichert.

In Abhängigkeit der jeweiligen Anforderungen an den Verwaltungsprozess kommen bei der Region Hannover die unterschiedlichen Signaturformen eeS, feS und qeS zum Einsatz.

Zu Frage 1a:

Insbesondere die einfache elektronische Signatur wird in nahezu allen Fachverfahren und Verwaltungsprozessen der Region Hannover bereits seit vielen Jahren eingesetzt. Bei der Nutzung von einfachen elektronischen Signaturen ist immer der maschinenschriftliche Namenszug zu verwenden. Zusätzlich kann eine eingescannte Unterschrift hinzugefügt werden. Eine eingescannte Unterschrift allein reicht auch bei der einfachen elektronischen Signatur nicht aus.

[Eine einfache elektronische Signatur ersetzt kein bestehendes Schriftformerfordernis.]

Zu Frage 1b:

Im Zuge der Einführung der elektronischen Akte und für die Umsetzung der Vorgaben aus dem Onlinezugangsgesetz (OZG) werden alle Verwaltungsprozesse priorisiert dahingehend geprüft, welche Anforderungen bei elektronischen Unterschriften künftig kunden- und verwaltungsseitig zu erfüllen sind und insbesondere wie normierte Schriftformerfordernisse in der digitalen Welt wirksam ersetzt werden können.

Mit der BundID^[2] und dem MuK^[3] ergeben sich neben den elektronischen Signaturformen weitere Möglichkeiten für eine Digitalisierung von Verwaltungsleistungen.

Darüber hinaus ist der elektronische Rechtsverkehr mit den Gerichten seit dem 01.01.2022 obligatorisch. Vorbereitende Schriftsätze oder schriftlich einzureichende Anträge werden von der Region Hannover bei Gericht als elektronisches Dokument übermittelt. Durch die Nutzung eines sicheren Übermittlungsweges, besonderes elektronisches Behördenpostfach, reicht hier die einfache elektronische Signatur aus. 

Zu Frage 1c:

Mit dem aktuell im Gesetzgebungsverfahren befindlichen OZG 2.0 oder den angekündigten Anpassungen bei MuK für das erste Halbjahr 2024 entwickeln sich die Rahmenbedingungen aktuell dynamisch weiter. Die Region Hannover ist bestrebt, ihren Kund*innen alle Möglichkeiten der Digitalisierung schnellstmöglich zu erschließen und auch bei den internen Prozessen alle denkbaren Optimierungsmöglichkeiten auszuschöpfen.

Soweit künftig qualifizierte elektronische Signaturen mit Signaturkarte eingesetzt werden sollen, hat die Region Hannover für ihre Beschäftigten bereits ein vereinfachtes Antragsverfahren mit einem Vertrauensdiensteanbieter vertraglich vereinbart. Hierüber kann dann das Privileg von Verwaltung genutzt werden, ein notwendiges Authentifizierungsverfahren für die Signaturkartenbeantragung verwaltungsintern durchzuführen. Die dafür notwendige Identifizierungsstelle befindet sich im Service Personal.

Zu den Fragen 2a und b:

In der Geschäftsordnung für die Regionsversammlung, den Regionsausschuss, die Ausschüsse der Regionsversammlung und die Ausschüsse nach besonderen Rechtsvorschriften werden insbesondere die Angelegenheiten des eigenen Verfahrens geregelt; der Gesetzesvorrang ist dabei stets zu beachten. So finden sich unter anderem Regelungen zur Einreichung von Anträgen, Anfragen sowie zur Erstellung des Protokolls wieder.

Anträge und Anfragen sind demnach in Schriftform im Sinne des § 126 BGB oder in einem einer E-Mail-Nachricht angehängten elektronischen Dokument an den Regionspräsidenten zu senden. In beiden Alternativen ist die eigenhändige Unterschrift einer*eines Regionsabgeordneten notwendig.

Die Schriftform kann gemäß § 126 Abs. 3 BGB durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt. Dies ist vorliegend nicht der Fall. Anträge und Anfragen können somit grundsätzlich auch in der elektronischen Form gemäß § 126a BGB eingereicht werden, entsprechende Dokumente müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein.

Die schriftliche Erstellung des Protokolls wird durch das Niedersächsische Kommunalverfassungsgesetz (NKomVG) stillschweigend vorausgesetzt. Zu der genauen Form, ob in Papier- oder elektronischer Form, trifft § 68 NKomVG jedoch keine Regelung. Nach § 3a VwVfG kann bei einer durch Rechtsnorm angeordneten Schriftform diese durch die elektronische Form ersetzt werden. Allerdings bestimmt § 3a Abs. 2 Satz 2 VwVfG dann, dass das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen ist. Insofern besteht ein Ermessen, den Umstand in der Geschäftsordnung für die Regionsversammlung, den Regionsausschuss, die Ausschüsse der Regionsversammlung und die Ausschüsse zu regeln. Die Geschäftsordnung sieht hierfür vor, dass das Protokoll über die Sitzungen der Regionsversammlung, des Regionsausschusses und der Ausschüsse mindestens durch die Sitzungsleitung sowie die Protokollführung handschriftlich zu unterzeichnen ist, folglich wird also die Papierform vorgeschrieben. Besteht der politische Wille, das Protokoll in elektronischer Form zu führen, so ist eine ausdrückliche Regelung in der Geschäftsordnung notwendig.

Im Ergebnis ist der Hinweis zu geben, dass grundsätzlich mit dem Einsatz von qualifizierten elektronischen Signaturen mit Signaturkarten bestehende Schriftformerfordernisse wirksam ersetzt werden könnten. Zu berücksichtigen sind dabei erhebliche einmalige und laufende finanzielle Aufwendungen, der individuelle Aufwand im Beantragungsprozess, der Aufwand für eine Inbetriebnahme und Nutzung von Signaturkarten für jede bzw. jeden Abgeordneten sowie der Einsatz von zusätzlicher Hard- und Software. Darüber hinaus wäre zudem die Anpassung des Regionsverwaltungsrechts notwendig.

Die Anfrage bestätigt die Verwaltung in ihren Bestrebungen, sich als moderne Organisation die digitalen Möglichkeiten zur Verbesserung von Verwaltungsprozessen zu erschließen. Eingefasst in diesen Digitalisierungsprozess sind auch die für die Mitglieder der Regionsversammlung sowie der Fraktions- und Gruppengeschäftsstellen bestehenden Fachanwendungen und Verfahrensabläufe, die im Zuge dessen regelmäßig auf Möglichkeiten zur Weiterentwicklung überprüft werden.

^[1] Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG

^[2] Die BundID bietet ein zentrales Konto zur Identifizierung für alle Online-Anträge von natürlichen Personen. Bestehende Schriftformerfordernisse können im Verwaltungsverfahren grds. ersetzt werden.

^[3] Mit Mein Unternehmenskonto (MuK) haben juristische Personen die Möglichkeit, digitale Verwaltungsleistungen verschiedenster Behörden über einen deutschlandweit einheitlichen Zugang zu nutzen. Ein bestehendes Schriftformerfordernis kann mit dem MuK erfüllt werden.

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